Intervju med Erica Edström, cupsamordnare vid Tv-pucken

Vecka 44 ska Tv-puckens slutspel spelas i Mariestad och Skövde. Ett av de största evenemang som arrangerats i Mariehus Arena. Hemsidan har haft ett långt samtal med “spindeln i nätet” Erica Edström, cupsamordnare vid Tv-pucken. Hon berättar lite om upplägget, vilka olika personer/arbetsgrupper som behöver bemannas, vad som krävs vid ett sånt här arrangemang.

Hur kommer det sig att du tog på dig den digra uppgiften att vara cupsamordnare för Tv-pucken?

Jag har varit cupsamordnare i Mariestad BoIS tidigare i flera år. Haft hand om och samordnat ungdomscuperna. Magnus Kling (ordförande i BoIS, red.anm) frågade mig om det här uppdraget som cupsamordnare för Tv-pucken.

När började ni planera för det?

Magnus tillfrågade mig förra sommaren och då sa jag att det får jag tänka på. Får ta hem det, prata med sambo och barn men jag funderade inte så många dagar. Det är “once in a lifetime”. Det var väldigt kul att få frågan.

Ni var en grupp som var uppe och kikade lite vid förra årets Tv-pucken som då gick i Umeå. Hur var det?

Ja vi gjorde en lite recond av vad som komma skall. Pga pandemin så var det väldigt minimerat där.

Berätta lite om upplägget kring årets Tv-pucken.

Sedan ett par år tillbaks så spelar både pojkar och flickor Tv-pucken samma helg och på samma plats. 8 pojklag och 8 flicklag. Det spelas kvartfinaler här i Mariestad på torsdagen (pojkar) och fredagen (flickor) och då är det träningar för lagen i Skövde. Allt inleds med en invigning på onsdagen. Sedan spelas semifinaler och finaler i Mariestad och övriga placeringsmatcher i Skövde under lördag-söndag. Det är tv-sända matcher härifrån hela tiden.

Västergötland är garanterade plats i slutspelet på både kill- och tjejsidan men kommer delta i kvalspelet om jag har förstått det rätt?

Ja det stämmer. Sen ett par år tillbaks så är det arrangerande distriktet direktkvalificerat till slutspelet.

Jag vet att du tillsammans med flera andra har jobbat hårt med planering och logistik kring detta. Berätta om hur långt ni har kommit.

Vi började planeringen ganska direkt efter att jag hade tackat ja. Hur vi ska samordna allt, det är mycket att tänka på. En sak är att vi måste särskilja på publik och funktionärer i olika entréer, hur löser vi det? Vi är en projektgrupp med både delaktiga från Mariestad, det är jag och Magnus, 2 stycken från Skövde IK och ett par stycken från distriktet (Västergötlands Ishockeyförbund, red.anm). En bra grupp med olika kvalitéer och kunskaper som kompletterar varandra.

Hur långt har ni kommit? Jag tänker att snart är det semester och sedan går veckorna fort.

Vi har sagt att vi ska vara så pass startklara så vi kan vara lediga i sommar och där ligger vi bra till. Alla ansvariga för respektive funktion här i Mariestad är tillsatta. Jag kom ganska snabbt fram till att vi måste ha ansvariga som får forma sina grupper utifrån sitt sätt och sedan så är jag deras stöd.

Det krävs en hel del folk som har olika funktioner i och kring detta som du precis nämnde. Jag tänkte att vi kan ta grupperna lite en och en så får du berätta om hur det ligger till i planeringen och vad som krävs. Vi kan börja med boendet.

Lagen kommer bo på Vadsbogymnasiet och på Tunaholmsskolan. Ansvariga där är Malin och Mattias Ohlsson. Malin är rektor på Vadsbogymnasiet. Det har precis gått ut en bemanningslista till alla ungdomslagen  där de får göra schema inom laget och sedan sammanställer Malin alltihop så det blir ett schema. Det ska finnas 2 personer på varje skola dygnet runt, det får inte komma in obehöriga, det ska vara incheckning när lagen kommer, de ska få information om reglerna på skolorna. Frukost och kvällsmål serveras på skolan och där kan det eventuellt behövas lite hjälp med disk, torka av bord etc.

Det ställs en del krav från Svenska Ishockeyförbundet vid ett sånt här evenemang, vad krävs vid boendet?

Killar och tjejer ska inte bo ihop och vi kommer förlägga dem på varsin skola. Det krävs tre klassrum per lag, 2 till lagen och 1 till ledarna. Det ska vara god ventilation, Räddningstjänsten ska ha godkänt att de får bo där. Vi ska bla sätta upp 50 stycken brandvarnare i klassrummen. Det ska sättas upp skyltningar i skolorna vilka lag som har vilka salar och toaletter. Det ska finnas duschutrymme för både manliga och kvinnliga ledare. Det måste finnas parkering utanför skolorna för 16 bussar. Vi kommer att reservera delar av parkeringen för just dessa.

Lunch och middag, var kommer den serveras?

Det är X-baren som kommer stå för maten till spelare, ledare och ackrediterade. Det börjar med middag på onsdagen innan invigningen. Lagen som spelar här i stan kommer att äta på X-baren. Till de lag som spelar i Skövde kommer X-baren köra ut mat så de äter på Raoul Wallenbergskolan. En del mat kommer även levereras hit upp till hallen. Det finns flera funktioner som inte har möjlighet att åka ifrån och äta på X-baren.

Då är schema kring när de olika lagen ska äta och sånt också gjort?

Ja där kommer jag in. Logistiken kring omklädningsrum, match och mat, där har jag gjort scheman.

Om vi förflyttar oss upp till ishallen och allt som krävs här. Vi kan fortsätta kring ämnet bussar, det ska finnas parkeringar för dem här också.

Ja åtminstone för 8 bussar då det kommer vara 8 lag i ishallen samtidigt. Sedan är det “vanliga” parkeringar för publik som ska till. Kommunen är involverad i gästparkeringar och skyltningar och avspärrningar kring dem. Logistik kring avsläppning från spelarbussarna, var ska det ske? Var ska dom gå in? Det måste vara ett smidigt flöde.

Vi fortsätter med lagvärdarna.

Där är det Mattias Pehrson och Marcus Lundin som är ansvariga. De ska ta emot lagen. Jag har gjort ett schema där det står när lagen får ankomma till omklädningsrummen så det ska de se till att det följs. Se till att båsen är rena inför match, hjälpa till med lite tvätt, se till att omklädningsrummen är urstädade innan nästa lag kommer. De kommer ha ett par juniorer som hjälper dem. Lagen har tillgång till omklädningsrummen en viss tid innan match, spelar matchen och har tillgång en viss tid efter match. Sedan finns det lite tid för städ innan nästa lag ska in. Från fredag kväll fram till söndag så är det 4 pojklag och 4 tjejlag kvar som kommer spela här i stan och då får de omklädningsrum som de kan behålla hela helgen.

Du har nämnt lite kring entréfrågan att funktionärer och publik ska skiljas på. Om vi tar lite kring det med publik och biljetter, hur kommer det gå till?

Biljetter kommer gå att köpa via nätet eller på plats utanför hallen där det endast kommer att gå att betala med swish. Det kommer att finnas dagbiljett och någon form av helgpaket för hela Tv-pucken. Biljetterna man köper gäller både i Mariestad och i Skövde under den tid den är giltig. Där kommer vi behöva entrépersonal och läktarvärdar som kan vara behjälpliga om det är någonting.

Sjukvårdare är också ett krav.

Ja det måste finnas utbildad personal på plats hela tiden, en vid varje match. Där har vi 2 styckens om ansvarar både för Mariestad och  Skövde. Kicki Fröjd och Lars Karlsson har ansvar och schemalägger sjukvårdspersonal.

Vi fortsätter kring matcherna, det ska bemannas i sekretariatet X antal timmar i 4 dagar.

Där är Helena Wallin ansvarig och vi har flera som vill vara med och bemanna där. I sekretariatet ska det finnas en som sköter klockan, en speaker, en som sköter on-line, 2 som sköter båsdörrarna och så ska skotten räknas. Det är även musik och att det finns uppvärmningspuckar som vilar på deras ansvar.

Kiosker och servering både för funktionärer och publik, hur är planen där?

Om vi börjar här uppe där vi sitter nu, cafeterian och vipen, där kommer kaffe och fika serveras enbart till dem som har en ackreditering dvs de som på något sätt är med och jobbar kring Tv-pucken just den dagen. SVT kommer med 17-20 stycken personer, SIF (Svenska Ishockeyförbundet, red.anm) kommer med en hel del människor, alla ledare, alla domare, distriktet, funktionärer. En del kommer behöva äta mat på plats här så maten kommer levereras hit till dem. Det ska serveras  kaffe, smörgås, bulle. Detta kommer Efwa Bladh och Jennie Pettersson ha ansvar för. SIF kommer ha sitt tävlingskansli inne i den delen vi kallar vipen. Värt att nämna kring detta att när vi var och kikade i Umeå så hade de en person som kokade kaffe från morgon till kväll och inte gjorde något annat.

För publik kommer vi ha två luckor med kiosk och korvsortiment öppet under matchklockan. Den befintliga korvkiosken och den som vi normalt säljer godis i kommer vi använda. Vi har förhoppningar om att kunna ha ett serveringstält utanför ishallen där det ska gå att köpa lite mat. Dessa kommer att bemannas av föräldrar i ungdomslagen och juniorspelare. Ansvariga här är Camilla Arvidsson och Victoria Heimerback.

Det kommer att komma media från olika delar av landet, jag tänker tidningar, fotografer osv. De ska tas emot och anvisas platser de ska vara på.

Där ska vi ha en mediaansvarig (undertecknad, red.anm) som ska ha kontakt innan med när de olika medierna tänker komma, ta emot dem och visa dem runt.

Har jag missad någon funktion?

Vi har en från föreningen som ska sitta med i tävlingsledningen. Det är om det händer någonting kring en match så har SIF  en representant, distriktet har en och vi ska ha en. Om det skulle uppstå någon diskussion så sätter sig den här gruppen och diskuterar igenom det och tar ett beslut. Från vår sida så kommer Johan Henriksson vara med.

Vi måste ha en hallvärd och det blir Stefan Hall. Det kommer vara lite som ett service desk där publik kan fråga om diverse saker. Han kommer att ha hjälp av en kille till. Det kommer att finnas listor ute i varje grupp vilka som ska vistas i hallen vid en viss tidpunkt, schemaläggningar osv och en sammanställd sådan lista ska finnas hos hallvärden.

Svenska Ishockeyförbundet har varit här och kikat som jag har förstått det?

Ja de var här och de tyckte att vi har väldigt bra förutsättningar. De har en checklista där vi kunde bocka av så vi ligger otroligt bra med i tid. Vi känner att vi är redo.

SVT ska också komma hit och kika?

Ja de kommer att komma nångång efter att kvalet är spelat i september. Då ska vår mediaansvarig vara med och höra hur de tänker och vill ha det. Var kameror ska stå, var ska de stå och intervjua under match, var kommentatorer ska vara osv.

Om någon blir sugen på att hjälpa till så är det bara att höra av sig eller?

Ja så är det! Både om de vill hjälpa till vid en match eller flera matcher. Bland annat behöver vi ha in läktarvärdar och entrépersonal.  Då är det bara att maila till mig på tvpuck@mariestadbois.se eller ringa/smsa till 072-2082033.

“Jag är så glad och stolt över alla som vill ställa upp och hjälpa till. Det är så kul att vi har det så i vår förening, att många vill vara med. Ett fantastiskt engagemang och vilja! Det är så många som inte har barn med i föreningen som vill vara med och hjälpa till. Kan nämna att tex föräldrar till A-lagsspelare kommer vara med och även föräldrar till juniorspelare som inte kommer här ifrån stan som reser hit och är med.”

av Susanna Johansson